вход в Галско
100 лет Государственной архивной службы РоссииГлавнаяНовостиОб архивеДеятельностьНСАЗапросыМуниципальным архивамДоступная среда для людей с ограниченными физическими возможностямиРозыск документов организацийОткрытые закупкиПротиводействие коррупцииКонтактыКалендарь памятных дат военной истории ОтечестваПобеда 70

Отчет о работе КОГБУ «ГАЛСКО» за 2017 год

   09 января 2017 г. в соответствии с распоряжением Правительства Кировской области от 15.09.2016 № 36 «О создании бюджетных учреждений и автономного учреждения путем изменения типа существующих казенных учреждений» Кировское областное государственное казенное учреждение «Государственный архив документов по личному составу Кировской области» (КОГКУ «ГАЛСКО») было преобразовано путем изменения его типа с казенного на бюджетное в Кировское областное государственное бюджетное учреждение «Государственный архив документов по личному составу Кировской области» (КОГБУ «ГАЛСКО»).

   Деятельность КОГБУ «ГАЛСКО» в 2017 году была направлена на обеспечение безопасности архива и сохранности архивных документов, внедрение информационных технологий, предоставление государственных услуг, связанных с социальной защитой граждан, а также на обеспечение доступности архива для инвалидов и других маломобильных групп населения.

1. Реализация государственной политики в сфере архивного дела.

1.1. Утверждено штатное расписание на 2017 год со штатной численностью 38,5 единиц.
1.2. Составлен план работы архива на 2017 год; составлен паспорт архива и паспорта архивохранилищ на 01.01.2017.
1.3. С 03.04.2017 по 14.04.2017 на основании удостоверения от 28.03.2017 № 1, выданного и.о. министра культуры Кировской области, начальником отдела правовой, кадровой работы и государственных закупок министерства культуры Кировской области была проведена проверка соответствия осуществляемой КОГБУ «ГАЛСКО» деятельности действующему законодательству и учредительным документам. В ходе проверки выявлены нарушения в ведении кадрового делопроизводства, закупочной деятельности архивного учреждения.
02 июня 2017 г. министерством государственного имущества Кировской области на основании служебного задания от 22.05.2017 б/н в отношении КОГБУ «ГАЛСКО» была проведена проверка использования государственного имущества Кировской области. В ходе проверки нарушений использования государственного имущества не выявлено.
30 июня 2017 г. на основании приказов министра, и.о. культуры Кировской области от 27.12.2016 № 541, от 26.05.2017 № 210 отделом по делам архивов министерства культуры Кировской области в архиве была проведена проверка соответствия качества фактически предоставляемых государственных услуг стандартам качества предоставления государственных услуг в сфере архивного дела. В ходе проверки нарушений требований стандарта «Качество предоставления услуг по формированию и содержанию архивных фондов в целях информационного обеспечения граждан» не выявлено.
27 ноября 2017 г. от 12.10.2017 отделом по делам архивов министерства культуры Кировской области была проведена проверка качества исполнения запросов социально-правового характера. В ходе проверки нарушений не выявлено.
1.4. В течение года в архиве проводилась работа по противодействию коррупции, случаев несоблюдения работниками архива законодательства о противодействии коррупции не выявлено. Обращения от граждан и организаций, содержащих сведения о коррупции в архив за отчетный период не поступали. В декабре 2017 г. в архиве разработан План мероприятий по противодействию коррупции в Кировском областном государственном бюджетном учреждении «Государственный архив документов по личному составу Кировской области» на 2018-2019 годы.
1.5. В декабре 2017 г. в Отделении Пенсионного фонда Российской Федерации по Кировской области при участии сотрудников КОГБУ «ГАЛСКО» прошло совещание по вопросам организации межведомственного взаимодействия по обмену сведениями в электронном виде между органами Пенсионного фонда Российской Федерации по Кировской области, государственными и муниципальными архивами Кировской области.
1.6. В соответствии с Планом проверок выполняемых работ на 2017 г. в архиве проведены следующие проверки:
- качества исполнения запросов социально-правового характера и непрофильных запросов (апрель 2017 г.);
- качества исполнения запросов социально-правового характера сотрудниками администрации и отделов: комплектования архивными документами и ААТ, хранения и государственного учета документов (июнь 2017 г.);
- проверка дел по учету документации, связанной с подключением к защищенной сети передачи данных (ноябрь 2017 г.);
- качества исполнения запросов по льготному стажу (ноябрь 2017 г.).
По итогам проверок составлены акты, справки, информация о результатах проверок заслушана на заседаниях дирекции, на основании решений дирекции изданы приказы.
1.7. В течение года проведено пять заседаний дирекции. Кроме перечисленных в п. 1.6. на заседаниях дирекции обсуждались следующие вопросы:
- Итоги работы за 2016 г. и планы на 2017 г.;
- О планировании работы дирекции, аттестационной комиссии, о планах проведения занятий по повышению квалификации сотрудников архива, о плане предоставления информации на интернет-сайте архива на 2018 г.
1.8. Проведено 5 (пять) заседаний экспертно-методической комиссии, на которых было рассмотрено и согласовано 8 описей (1814 заголовков дел).
1.9. В 2017 году проведено 3 (три) заседания Совета НОТ, на которых были одобрены и рекомендованы к утверждению:
- Положение о порядке выполнения работ и оказания услуг на платной основе КОГБУ «ГАЛСКО»;
- Прейскурант платных работ и услуг, оказываемых сотрудниками КОГБУ «ГАЛСКО»;
- Должностные инструкции сотрудников архива;
- Положения об отделах архива и об архивохранилище;
- Положения о системе нормирования труда в Кировском областном государственном бюджетном учреждении «Государственный архив документов по личному составу Кировской области»;
- Регламент обмена документами в электронном виде между архивами Кировской области и территориальными органами Пенсионного фонда Российской Федерации по Кировской области;
- Положения о Совете НОТ, Дирекции, об экспертно-методической комиссии, о комиссии по исчислению трудового стажа, дающего право на получение ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет, о проведении аттестации руководителей и специалистов,
- Правила внутреннего трудового распорядка Кировского областного государственного бюджетного учреждения «Государственный архив документов по личному составу Кировской области» (КОГБУ «ГАЛСКО»);
- Инструкция об охранном режиме Кировского областного государственного бюджетного учреждения «Государственный архив документов по личному составу Кировской области»;
- Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в КОГБУ «ГАЛСКО»;
- Порядок приема граждан с ограниченными физическими возможностями в КОГБУ «ГАЛСКО»;
- Положение об организации приема граждан в КОГБУ «ГАЛСКО».
1.10. Проведено семь занятий по обучению сотрудников в области безопасности жизнедеятельности:
- Об обеспечении пожарной безопасности в архиве;
- Работа с огнетушителем (практическое занятие);
- Состав пожарных расчетов, их функции. Порядок совместных действий администрации архива и пожарной охраны при ликвидации пожара;
- Эвакуация сотрудников из здания архива в случае пожара (практическое занятие);
- Об организации и подготовке к ведению ГО в КОГБУ «ГАЛСКО». Состав нештатных аварийно-спасательных формирований (НАСФ) ГО;
- Состав эвакуационной комиссии, ее задачи. Порядок эвакуации сотрудников архива и членов их семей;
- Оповещение сотрудников архива в условиях ЧС (практическое занятие).
1.11. Проведено два занятия по охране труда и технике безопасности:
- Повторный инструктаж по охране труда и технике безопасности.
- Средства защиты органов дыхания.
1.12. Проведено два повторных инструктажа (в феврале и сентябре 2017 г.) по противопожарной безопасности.
1.13. 07 июля 2017 г. на основании распоряжения министерства государственного имущества Кировской области от 07.06.2017 № 04-659 на праве оперативного управления на баланс КОГБУ «ГАЛСКО» было принято нежилое помещение, расположенное по адресу: г. Киров, ул. Ивана Попова, д. 12, общей площадью 568,3 кв.м. на 1 этаже, для организации дополнительного архивохранилища.
19 декабря 2017 г. нежилое помещение площадью 473,4 кв.м. по адресу: Кировская область, Слободской район, д. Стулово, ул. Трактовая, д. 42, было передано с баланса КОГБУ «ГАЛСКО» в оперативное управление администрации Слободского района Кировской области.

2. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.1. В целях улучшения физического состояния документов:
2.1.1. Проведена дезинфекция документов, выявленных в процессе проверки наличия и состояния архивных документов - 10 ед. хр. (1745 листов).
2.1.2. Проведена проверка наличия и состояния архивных документов - 5343 ед. хр.
2.1.3. Подшито дел, выявленных в процессе проверки наличия и состояния архивных документов - 42 ед. хр.
2.1.4. Подшито описей - 454 описей.
2.1.5. Перекартонировано 1036 связка (6216 ед. хр.).
2.1.6. Проведено обеспыливание документов - 5343 ед.хр. (965 св.)
2.2. Регулярно осуществлялся контроль температурно-влажностного режима в шести хранилищах - 757 наблюдений.
2.3. Выдано сотрудникам архива и пользователям 10315 описей, 102930 ед.хр., в том числе пользователям читального зала - 3287 ед. хр.
2.4. Выдано во временное пользование 58 дел.

3. Формирование Архивного Фонда Российской Федерации.

3.1. В 2017 г. принято на хранение 3407 ед. хр. от 37 организаций и учреждений, в том числе:
- 2 кооператива;
- 2 индивидуальных предпринимателей;
- 5 государственных областных учреждений (КОГУП);
- 28 коммерческих организаций (ООО, ОАО, ЗАО, филиал ОАО).
Всего на хранении в архиве на 01.01.2018 находится 198731 ед. хр., 1716 фондов.
3.2. Согласовано на ЭПК при министерстве культуры Кировской области описей дел по личному составу 3242 ед.хр. (34 фондов, 35 оп.).
3.3. Проконсультировано 287 руководителей ликвидированных предприятий, конкурсных управляющих, работников делопроизводственных служб, в том числе с выездом в организации проведено 17 консультаций.
3.4. Упорядочено 5560 ед. хр. по личному составу (21 организация).
3.5. Проведена научно-техническая обработка документов:
3.5.1. Проведена подшивка 999 ед.хр. (стандартных по формату 976 ед. хр. и 23 нестандартных ед. хр.)
3.5.2. Пронумеровано 136572 листа в том числе:
-в делах объемом до 250 листов - 78934 листа;
-в делах объемом до 150 листов - 54670 листов;
-в нестандартных по формату делах - 2968 листов.
3.5.3. Оформлено 1273 обложки дел с простановкой архивных шифров.

4. Организация государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Создание учетных БД и автоматизированного НСА.

4.1. В базу данных (БД) «Архивный фонд-3» введено:
- 37 описаний фондов;
- 43 описаний описей;
- внесено 5 изменения в разделы «Фонд» «Опись».
Объем введенной информации за 2017 г. составляет 4,67 Мб, объем всей БД -22,41 Мб.
4.2. Составлены внутренние описи дел к ведомостям и лицевым счетам по начислению заработной платы по фондам: Акционерное общество «Кировский научно-исследовательский и проектный институт лесной промышленности» (АО «КирНИИЛП») (ф. 1694), Федеральное государственное унитарное предприятие «Кировское авиапредприятие» (ф. 991), Кировское городское торговое объединение «Продтовары» (ф. 14) и др. - 7883 описательных статей (120 дел).
4.3. Пополнялся указатель по фондам в электронном виде; в указатель внесено 361 изменение.

5. Внедрение информационно-коммуникационных технологий и электронного документооборота.

5.1. Наличие компьютерной и оргтехники в архиве:
5.1.1. Количество рабочих мест, оснащенных компьютерами класса PentiumlV и выше (и аналогичных) - 30.
5.1.2. Количество принтеров - 16.
5.1.3. Количество многофункциональных устройств - 9 (технические характеристики при сканировании: оптическое разрешение -1 200 dpi, глубина цвета -24 бита, формат файла сканирования для изображений - JPEG, TIF, PDF, GIF, BMP).
5.1.4. Количество сканеров - 0.
5.1.5. Количество копиров - 1 монохромный/черно-белый.
5.2. Информация о телекоммуникационных средствах:
5.2.1 Адрес электронной почты - galsko.kirov@yandex.ru
5.2.2. Адрес Web-сайта -www .galsko.ru
5.2.3. Имеется ЛВС с выделенным сервером, объединяющая 28 компьютеров.
В 2017 г. выход в Интернет осуществлялся через оптико-волоконную сеть компаний ЭР-Телеком, ООО «ГТС». Выход в Интернет имеют 29 компьютеров.
5.3. Информационные системы.
5.3.1. В первой половине 2017 г. велось еженедельное обновление Справочно-правовой системы «Консультант Плюс» (однопользовательский вариант, включающий законодательство Российской Федерации, консультации для бюджетных организаций, консультации для бухгалтера: вопросы и ответы (судебная практика для бухгалтера, путеводитель по налогам и сделкам для бухгалтера, бухгалтерская пресса, путеводитель по кадровым вопросам).
5.3.2. В 2017 г. была продолжена работа посредством корпоративной информационной системы электронного документооборота между 2 государственными архивами Кировской области (КОГБУ «ГАКО», КОГБУ «ГАСПИКО») и Отделением ПФР по Кировской области через КОГБУ «ГАЛСКО» с использованием прикладной программы ViPNet [Клиент] [Деловая почта]. В декабре 2017 г. в связи с окончанием лицензии ФСБ РФ программное обеспечение ViPNet Client было обновлено до версии ViPNet Client for Windows 4.x (КС2).
5.3.3. Осуществлена адаптация сайта www .galsko.ru для пользования инвалидами по зрению и слабовидящими.
5.4. Программное обеспечение.
В 2017 году приобретено лицензионное программное обеспечение в следующем количестве: ViPNet Client for Windows 4.x (КС2) -1.
Количество продленных лицензий на Антивирус Касперского в 2017 г. - 30.
Всего лицензионного программного обеспечения: Windows ХР - 14, Windows 7- 16, Антивирус Касперского - 30, MS Office 2010- 3, MS Office 2007 - 4, MS Office 2003 - 9, ABBYY FineReader - 3, Nero -2.
5.5. Создано цифровых копий описей - 24 описи (10503 заголовка ед.хр.).

6. Предоставление информационных услуг и использование архивных документов.

6.1. Предоставление информационных услуг.
6.1.1. Проконсультировано по вопросам состава, содержания и местонахождения архивных документов 1647 юридических и физических лиц.
6.1.2. Проведено 2 обзорных экскурсии по архиву (количество экскурсантов - 27 человек).
6.1.3. Зарегистрировано 13812 посещений сайта (визитов).
6.1.4. Ежемесячно проводилось обновление разделов сайта; подготовлено 37 сообщений.
6.1.5. Принято участие в организации межархивной историко-документальной выставки «Диалог культур. Из истории жизни, быта и взаимоотношений народов в Вятском крае. XIX-XX веков».
6.2. Исполнение запросов социально-правового характера.
6.2.1. В архиве принято 1092 посетителей.
6.2.2. В 2017 году исполнено 14 496 запросов, по документам архива исполнено 11 565 запросов, из них 11 498 - с положительным результатом.
6.2.3. Дан 2931 ответ на запросы граждан и организаций, не соответствующих профилю архива (из них 1033 - с рекомендациями о месте нахождения документов).
6.2.4. По заявлениям граждан из-за рубежа исполнено 28 запросов (Беларусь, Казахстан, Молдова, Узбекистан, Украина, Германия). Апостиль не проставлялся.
6.2.5. По запросам юридических и физических лиц было изготовлено 4404 листов копий документов (использовано 1119 ед. хр.)
6.3. Предоставление услуг пользователям читального зала.
6.3.1. В читальном зале архива работали 168 посетителей.
6.3.2. В течение года зарегистрировано 287 посещений пользователями читального зала, им было выдано 3287 ед.хр.
6.4. 0бщее количество пользователей архивной информацией составило 14810 пользователь.

7. Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров.

7.1. В СИФ поступило 6 журналов «Отечественные архивы», архивоведческой литературы не поступало.
7.2. Проведено два обзора литературы по журналам «Отечественные архивы».
7.3. Проведено 4 занятия «Школы архивиста» по методике исполнения запросов о стаже, льготном стаже, о заработной плате.
7.4. В 2017 г. директор архива, заведующий хозяйством прошли обучение пожарно-техническому минимуму для ответственных за пожарную безопасность и руководителей в КОГОКУ «Служба специальных объектов».
7.5. В мае-июне 2017 г. 1 сотрудник прошел обучение по программе «Управление государственными и муниципальными закупками» в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении дополнительного профессионального образования «Кировский институт агробизнеса и кадрового обеспечения».
7.6. В марте 2017 г. электромонтер прошел обучение в Западно-Уральском управлении Ростехнадзора на подтверждение группы по электробезопасности.

8. Укрепление материально-технической базы.

В целях повышения уровня безопасности архива и укрепления материально-технической базы проведены следующие мероприятия:
8.1. В помещении архивохранилища по адресу г. Киров, ул. Ломоносова, д.8:
- Для повышения противопожарной безопасности архива в 2017 г. проведена проверка огнезащитной обработки деревянных конструкций чердака в апреле 2017 г.
- Приобретены блоки резервного питании и аккумуляторы для пожарно-охранной сигнализации.
- Проведено измерение сопротивления изоляции проводов, кабелей и электрооборудования.
- Составлен, согласован в ФГКУ «УВО ВНГ России по Кировской области», УФСБ России по Кировской области, УМВД России по г. Кирову и утвержден и.о. министра культуры Кировской области Паспорт безопасности объекта на здание архива по адресу г. Киров, ул. Ломоносова, д.8.
- Осуществлен текущий ремонт 1 этажа здания в рамках реализации государственной программы «Доступная среда»:
- оборудованы пандусы у центрального и эвакуационного выхода здания архива;
- произведена укладка тактильной плитки перед входом и внутри здания для инвалидов по зрению и слабовидящих
- произведена замена входных и внутренних дверей с расширением дверных проемов;
- установлены кнопки вызова помощи для инвалидов снаружи здания;
- установлены звуковые маяки у входа и внутри здания для инвалидов по зрению;
- проведены работы по адаптации автостоянки архива для использования инвалидами;
- установлены тактильные информационные таблички, мнемосхема и вывеска архива, с дублирующейся информацией шрифтом Брайля, для слабовидящих и на 1 этаже здания архива,
- произведены работы по адаптация санузла на 1 этаже архива для пользования инвалидами.
8.2. В помещении архивохранилища по адресу г. Киров, ул. Попова, д.3:
- Составлен, согласован в ФГКУ «УВО ВНГ России по Кировской области», УФСБ России по Кировской области, УМВД России по г. Кирову и утвержден и.о. министра культуры Кировской области Паспорт безопасности объекта на помещение архива по адресу: г. Киров, ул. Попова, д. 3.
8.3. В течение года приобретено: лампы энергосберегающие, хозяйственные и канцелярские товары, производилась заправка картриджей для принтеров и МФУ.
8.5. Была заказана и изготовлена типографская продукция (листы использования - 500 шт., книги учета выдачи дел из хранилища - 10 шт., книги учета выдачи описей - 4 шт., карты-заместители ед. хр. - 5000 шт.).

В 2017 г. не была приобретена запланированная к приобретению дополнительная секция стационарного стеллажа в помещение № 6 архивохранилища № 1 в связи с отсутствием финансирования на эти цели.

9. Благоустройство территории

В рамках благоустройства территории в течение 2017 года проведены:
- в весенне-летний период - разбивка клумб, озеленение газона, покраска бордюров, уход за кустарниками на прилегающей территории.
- в осенний период - уборка опавшей листвы; в зимний - уборка снега, очистка крыши здания архива от снега. В течение года проводилась уборка территории архива от мусора.