Государственный архив документов по личному составу Кировской области

вход в Галско
ГлавнаяНовостиОб архивеДеятельностьНСАЗапросыМуниципальным архивамДоступная среда для людей с ограниченными физическими возможностямиРозыск документов организацийОткрытые закупкиПротиводействие коррупцииКонтактыКалендарь памятных дат военной истории ОтечестваПобеда 70

Отчет о работе КОГКУ «ГАЛСКО» за 2015 год

Деятельность КОГКУ «ГАЛСКО» в 2015 году была направлена на обеспечение безопасности архива и сохранности архивных документов, внедрение информационных технологий, предоставление государственных услуг, связанных с социальной защитой граждан, а также на укрепление материально-технической базы архива.

1. Реализации государственной политики в сфере архивного дела.

1.1. Утверждено штатное расписание на 2016 год со штатной численностью 38,5 единиц.

1.2. В связи с реорганизацией управления по делам архивов Кировской области путем объединения с департаментом культуры Кировской области и созданием министерства культуры Кировской области с 01 июля 2015 года в Устав архива внесено изменение в раздел Учредитель.

1.3. Составлен план работы архива на 2016 год; составлен паспорт архива и 6 паспортов архивохранилищ на 01.01.2016 г.

1.4. В целях предупреждения, выявления и пресечения нарушений обязательных требований законодательства РФ в архивном деле Управлением Минкультуры РФ по ПФО проведена плановая выездная и документарная проверка  работы КОГКУ «ГАЛСКО» (апрель-май 2015 г.).

1.5. В течение I полугодия 2015 года работа архива проверялась управлением по делам архивов Кировской области:

-Проверка реализации плана информационного наполнения сайта КОГКУ «ГАЛСКО» и поддержания его в актуальном состоянии (март 2015 г.);

-Проверка соответствия качества предоставляемых государственных услуг стандарту «Качество предоставления услуг по формированию и содержанию архивных фондов в целях информационного обеспечения граждан» (в июне 2015 г.).

1.6. В соответствии с Планом проверок выполняемых работ на 2015 г. в архиве проведены следующие проверки:

-Внеплановая проверка качества исполнения непрофильных запросов (апрель 2015 г.);

-Качество исполнения запросов социально-правового характера и непрофильных запросов (июнь 2015 г.);

-Проверка качества работы читального зала (август 2015 г.);

-Проверка дел по учету документации, связанной с подключением к защищенной сети передачи данных (ноябрь 2015 г.);

-Качество исполнения запросов по льготному стажу (декабрь 2015 г.).

По итогам проверок составлены справки, информация о результатах проверок заслушана на заседаниях дирекции, на основании решений дирекции изданы приказы.

1.7. В течение года проведено восемь заседаний дирекции. Кроме перечисленных в п. 1.4. на заседаниях дирекции обсуждались следующие вопросы:

-Итоги работы за 2014 г. и планы на 2015 г.;

-Итоги работы архива за 1 полугодие 2015 года и выполнение финансового плана в 1 полугодии;

-О планировании работы совещательных органов (дирекции, экспертно-методической комиссии (ЭМК), Совета научной организации труда (Совета НОТ), аттестационной комиссии, о планах проведения занятий по повышению квалификации сотрудников архива, о плане предоставления информации на интернет-сайте архива на 2016 г.

1.8. Проведено пять заседаний экспертно-методической комиссии, на
которых было рассмотрено 4 описи (29 заголовков дел), вопрос об обнаружении технических ошибок в части оформления даты поступления документов по личному составу на хранение в учетных документах архива.

1.9. В 2015 году проведено два заседания Совета НОТ:

-О рассмотрении Инструкции по обеспечению пожарной безопасности;

-Отчет о работе Совета НОТ за 2015 г., план работы на 2016 г.

1.10. Проведена одна плановая аттестация (аттестован 1 специалист).

1.11. Проведено семь занятий по обучению сотрудников в области безопасности жизнедеятельности:

-Об обеспечении пожарной безопасности в архиве;

-Работа с огнетушителем (практическое занятие);

-Состав пожарных расчетов, их функции. Порядок совместных действий администрации архива и пожарной охраны при ликвидации пожара;

-Эвакуация сотрудников из здания архива в случае пожара (практическое занятие);

-Об организации и подготовке к ведению ГО в КОГКУ «ГАЛСКО». Состав нештатных аварийно-спасательных формирований (НАСФ) ГО;

-Состав эвакуационной комиссии, ее задачи. Порядок эвакуации сотрудников архива и членов их семей;

- Оповещение сотрудников архива в условиях ЧС (практическое занятие).

1.12. Проведено два занятия по охране труда и технике безопасности:

-Производственная санитария;

-Комфортные условия труда в офисных помещениях.

1.13. Проведено два повторных инструктажа (в феврале и сентябре 2015 г.) по противопожарной безопасности.

 

2. 0беспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.1.В целях улучшения физического состояния документов:

2.1.1. Проведена дезинфекция документов, выявленных в процессе проверки наличия и состояния архивных документов - 19 ед. хр. (1 534 листа).

2.1.2. Проведена проверка наличия и состояния архивных документов - 6 593 ед. хр.

2.1.3. Подшито дел, выявленных в процессе проверки наличия и состояния архивных документов - 96 ед. хр.

2.1.4. Подшито описей - 113 описей.

2.1.5. Перекартонировано 769 связок (3 845 ед.хр.).

2.1.6. Проведено обеспыливание документов - 6 593 ед.хр. (1016 св.)

2.2. Регулярно осуществлялся контроль температурно-влажностного режима в шести хранилищах - 781 наблюдение.

2.3. Выдано сотрудникам архива и пользователям 9847 описей, 107107 ед.хр., в том числе пользователям читального зала - 3 480 ед. хр.

2.4. Выдано во временное пользование 5 дел.

 

3. Формирование Архивного Фонда Российской Федерации.

3.1. В 2015 г. принято на хранение 2 046 ед. хр. от 52 организаций и учреждений, в том числе:

-1 департамента;

-2 кооперативов (потребительские);

-10 индивидуальных предпринимателей;

-3 государственных областных учреждений (КОГУП);

-1 некоммерческой организации (АНО);

-35 коммерческих организаций (ООО, ТОО).

Всего на хранении в архиве на 01.01.2016 находится 181 664 ед. хр., 1 582 фонда.

3.2. Согласовано на ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области описей дел по личному составу 2 178 ед.хр. (63 фонда).

3.3. Проконсультировано 577 руководителей ликвидированных предприятий, конкурсных управляющих, работников делопроизводственных служб, в том числе с выездом в организации проведено 17 консультаций.

3.4. Упорядочено 821 ед. хр. по личному составу (14 организаций).

3.5. Проведена научно-техническая обработка документов:

3.5.1. Проведена подшивка 1889 ед.хр. стандартных по формату и 12 нестандартных ед. хр.

3.5.2. Пронумеровано 115 302 листа в том числе:

-в делах объемом до 250 листов - 30 705 листов;

-в делах объемом до 150 листов - 78 259 листов;

-в нестандартных по формату делах - 6 338 листов.

3.5.3. Оформлена 1191 обложка дел с простановкой архивных шифров.

 

4. Организация государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Создание учетных БД и автоматизированного НСА.

4.1. В базу данных (БД) «Архивный фонд-3» введено:

- 52 описания фондов;

- 54 описания описей;

- внесено 44 изменения в разделы «Фонд» «Опись».

Объем введенной информации за 2015 г. составляет 2,44 Мб, объем всей БД -13,79 Мб.

4.2. Составлены внутренние описи дел к ведомостям и лицевым счетам по начислению заработной платы по фондам ФГУП «Кировское авиапредприятие», ОАО «Птицефабрика «Костинская», Кировского музыкального промышленно-торгового акционерного общества открытого типа «Октава», ОПХ «Пригородное», НПО «Луч» и др. - 3 340 описательные статьи (73 дела).

4.3. Пополнялся указатель по фондам в электронном виде; в указатель внесено 225 изменений.

 

5. Внедрение информационно-коммуникационных технологий и электронного документооборота.

5.1. Наличие компьютерной и оргтехники в архиве:

5.1.1. Количество рабочих мест, оснащенных компьютерами класса PentiumlV и выше (и аналогичных) - 30.

5.1.2. Количество принтеров - 16.

5.1.3. Количество многофункциональных устройств - 7 (технические характеристики при сканировании: оптическое разрешение -1 200 dpi, глубина цвета -24 бита, формат файла сканирования для изображений - JPEG, TIF, PDF, GIF, BMP).

5.1.4. Количество сканеров - 0.

5.1.5. Количество копиров - 1 монохромный/черно-белый.

5.2. Информация о телекоммуникационных средствах:

5.2.1 Адрес электронной почты - galsko.kirov@yandex.ru

5.2.2 Адрес Web-сайта -www .galsko.ru

5.2.3 Имеется ЛВС с выделенным сервером, объединяющая 28 компьютеров.

В 2015 г. выход в Интернет осуществлялся через оптико-волоконную сеть компании ЭР-Телеком. Выход в Интернет имеют 24 компьютера.

5.3. Информационные системы.

5.3.1. В 2015 г. велось еженедельное обновление Справочно-правовой системы «Консультант Плюс» (однопользовательский вариант, включающий законодательство Российской Федерации, консультации для бюджетных организаций, консультации для бухгалтера: вопросы и ответы (судебная практика для бухгалтера, путеводитель по налогам и сделкам для бухгалтера, бухгалтерская пресса, путеводитель по кадровым вопросам).

5.3.2. В 2015 г. была продолжена работа посредством корпоративной информационной системы электронного документооборота между 2 государственными архивами Кировской области (КОГКУ «ГАКО», КОГКУ «ГАСПИКО») и Отделением ПФР по Кировской области через КОГКУ «ГАЛСКО» с использованием прикладной программы ViPNet [Клиент] [Деловая почта].

5.4. Программное обеспечение.

В 2015 году приобретено лицензионное программное обеспечение в следующем количестве: Windows 7-2.

Количество продленных лицензий на Антивирус Касперского в 2015 г. - 30.

Всего лицензионного программного обеспечения: Windows ХР - 16, Windows 7- 14, Антивирус Касперского - 30, MS Office 2010- 3, MS Office 2007 - 2, MS Office 2003 - 11, ABBYY FineReader - 3, Nero -2.

5.5. Создано цифровых копий описей - 26 описей (6 265 заголовков ед.хр.).

 

6. Предоставление информационных услуг и использование архивных документов.

6.1. Предоставление информационных услуг.

6.1.1. Проконсультировано по вопросам состава, содержания и местонахождения архивных документов 2 492 юридических и физических лиц.

6.1.2. Проведено 4 обзорных экскурсии по архиву (количество экскурсантов - 67 человек).

6.1.3. Зарегистрировано 42 427 посещений сайта.

6.1.4. Ежемесячно проводилось обновление разделов сайта; подготовлено 36 сообщений.

6.1.5. Созданы новые разделы сайта: «Муниципальным архивам», «Противодействие коррупции».

6.2. Исполнение запросов социально-правового характера.

6.2.1. В архиве принято 2 248 посетителей.

6.2.2. В 2015 году исполнено 14 530 запросов, по документам архива исполнено 11 709 запросов, из них 11 565 - с положительным результатом.

6.2.3. Дан 2 821 ответ на запросы граждан и организаций, не соответствующих профилю архива (из них 951 - с рекомендациями о месте нахождения документов).

6.2.4. По заявлениям граждан из-за рубежа исполнено 34 запроса (Абхазия, Беларусь, Германия, Израиль, Казахстан, Молдова, США, Украина, Финляндия). Апостиль проставлялся на 2-х архивных справках (Израиль).

6.2.5. По запросам юридических и физических лиц было изготовлено 4 249 листов копий документов (использовано 1 119 ед. хр).

6.3. Предоставление услуг пользователям читального зала.

6.3.1. В читальном зале архива работали 110 посетителей.

6.3.2. В течение года зарегистрировано 247 посещений пользователями читального зала, им было выдано 3 480 ед.хр.

6.4. Общее количество пользователей архивной информацией составило 14 707 пользователей.

 

7. Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров.

7.1. В СИФ поступило 6 журналов «Отечественные архивы», архивоведческой литературы не поступало.

7.2. Проведено два обзора литературы по журналам «Отечественные архивы».

 

8. Укрепление материально-технической базы.

В целях повышения уровня безопасности архива и укрепления материально-технической базы проведены следующие мероприятия:

8.1. Для повышения противопожарной безопасности архива в 2015 г. проведены проверки огнезащитной обработки деревянных конструкций чердака в феврале и ноябре 2015 г., произведена заправка огнетушителей в количестве 10 шт.

8.2. В течение года приобретено: аккумулятор охранный - 2 шт., персональный компьютер в сборе, 2 процессора, 1 принтер, 1 телефон-факс с АОН, гербовая печать, лампы энергосберегающие, хозяйственные и канцелярские товары, производилась замена материалов картриджей.

8.3. Была заказана и изготовлена  типографская продукция (листы использования - 693 шт, книги выдачи дел из хранилищ - 7 шт.).

 

9. Благоустройство территории

В рамках благоустройства территории в 2015 проведены: разбивка клумб, озеленение газона, покраска бордюров, обрезка деревьев на территории архива, уход за кустарниками на прилегающей территории, покрашена входная дверь в здание архива, регулярно проводилась уборка территории от мусора, а также опавшей листвы в осенний период, снега в зимний период, очистка крыши здания архива от снега.