Общие положения
1.1. Памятка по проведению мониторинга состояния сохранности документов по личному составу в организациях всех форм собственности г. Кирова (далее – Памятка) предназначена для работников делопроизводственных служб и ответственных за архивы организаций всех форм собственности г. Кирова.
1.2. Памятка подготовлена в соответствии с действующим законодательством РФ об архивном деле, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. №19, Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.), перечнями типовых управленческих документов с указанием сроков хранения.
1.3. Частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон об архивном деле) закреплена обязанность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями типовых архивных документов. Ответственность за обеспечение сохранности архивных документов указанных органов и организаций в период их существования возлагается на руководителей данных органов, организаций.
1.4. В целях обеспечения сохранности все хранящиеся в архиве организации документы подлежат упорядочению и учету. Методика упорядочения документов, составления описей, актов о выделении к уничтожению документов подробно изложена в Основных правилах работы архивов организаций (Москва-2002).
1.5. В соответствии со ст. 27 Федерального закона об архивном деле юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации (далее - РФ), несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.
1.6. В Памятке применяются следующие основные понятия:
архив организации - самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования;
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
государственный архив документов по личному составу - областное государственное учреждение, создаваемое Кировской областью, которое осуществляет хранение, комплектование, учет, использование документов по личному составу, а также других архивных документов и проведение мониторинга состояния сохранности документов по личному;
документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
мониторинг - систематический сбор и обработка информации;
опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;
упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Организация и проведение мониторинга
2.1. Мониторинг проводится специалистами отдела комплектования архивными документами Кировского областного государственного казенного учреждения «Государственный архив документов по личному составу Кировской области» (КОГКУ «ГАЛСКО») в целях сохранения и эффективного использования документов по личному составу в интересах общества и граждан.
2.2. Объектами мониторинга являются документы по личному составу, хранящиеся в архивах организаций всех форм собственности г. Кирова.
2.3. Основными задачами мониторинга являются установление места нахождения, степени упорядочения и обеспечения сохранности документов по личному составу, хранящихся в архивах организаций.
2.4. КОГКУ «ГАЛСКО» осуществляют рассылку памятки с анкетой мониторинга в организации различными каналами связи: по электронной почте, факсом, простым письмом.
2.5. Работники, ответственные за архив организации, заполняют анкету мониторинга состояния сохранности документов по личному составу (далее – анкета мониторинга) в двух экземплярах (согласно приложению), один из которых подлежит передаче в КОГКУ «ГАЛСКО» в течение 30 календарных дней по доступным для организации каналам связи, а второй остается в организации.
При необходимости специалисты отдела комплектования архивными документами КОГКУ «ГАЛСКО» оказывают организациям помощь в заполнении анкеты мониторинга.
2.6. Мониторинг проводится один раз в три года (для действующих организаций).
2.7. В случае принятия решения о ликвидации организации, в том числе в результате банкротства, ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий представляют в КОГКУ «ГАЛСКО» документы о начале процесса ликвидации как основание для последующей передачи документов по личному составу в архив.
2.8. При перемещении архивных документов (смене их места нахождения) необходимо проинформировать отдел комплектования архивными документами КОГКУ «ГАЛСКО» по указанным ниже адресу и/или телефонам:
610044, г. Киров, ул. Ломоносова, 8; адрес электронной почты: galsko.kirov@yandex.ru.; телефон 53-92-78 (отдел комплектования архивными документами), телефон (факс) 53-92-76 (секретарь).
Скачать анкету мониторинга состояния сохранности и упорядочения документов по личному составу
2011-10-10 15:34:52 просмотров 5754
создание и продвижение сайта